Lấy dữ liệu máy chấm công từ USB nhanh chóng và đơn giản là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tải dữ liệu từ máy chấm công về USB và cách lấy dữ liệu từ máy chấm công bằng USB, giúp bạn quản lý dữ liệu từ máy chấm công hiệu quả.
Lợi ích khi lấy dữ liệu máy chấm công từ USB
Có nhiều lý do khiến việc lấy dữ liệu máy chấm công từ USB trở nên cần thiết:
- Không cần kết nối mạng: USB là giải pháp thay thế trong trường hợp máy chấm công không được kết nối mạng dây hoặc kết nối không ổn định.
- Backup dữ liệu: Tạo bản sao lưu dữ liệu chấm công quan trọng, đề phòng trường hợp sự cố.
- Di chuyển dữ liệu: Dễ dàng chuyển dữ liệu chấm công sang máy tính khác để xử lý và báo cáo.
- Tính linh hoạt: Có thể lấy dữ liệu bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc vào hệ thống mạng.
- Tiện lợi: Thao tác đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với mọi trình độ người dùng.
- Ổn định: Tránh được các vấn đề về kết nối mạng, đảm bảo dữ liệu được trích xuất thành công.
Hướng dẫn chi tiết cách lấy dữ liệu máy chấm công từ USB
Các bước chi tiết cách lấy dữ liệu từ máy chấm công bằng USB đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện. Đối với việc lấy dữ liệu từ máy chấm công vân tay bạn cần thực hiện theo 6 bước sau:
Bước 1: Chuẩn Bị
- USB: Đảm bảo USB còn dung lượng trống và được định dạng phù hợp (thường là FAT32).
- Máy chấm công: Kiểm tra xem máy chấm công có hỗ trợ cổng USB và đang hoạt động bình thường (Hầu hết các dòng máy chấm công hiện nay đều có hỗ trợ cổng USB)
Bước 2: Kết nối USB với máy chấm công
Cắm trực tiếp cổng USB vào máy vân tay. Đối với các dòng máy chấm công có cổng USB nhỏ thì dùng sợi cáp chuyển (Gắn đầu nhỏ của sợi cáp chuyển vào máy chấm công, đầu còn lại gắn vào USB). Xem trên USB nếu có đèn sáng thì máy đã nhận.
Bước 3: Truy cập Menu trên máy chấm công
Sử dụng các nút điều hướng trên máy chấm công để truy cập vào menu (thường là “Menu” hoặc “Quản lý”). Mở Menu (M/OK) máy chấm công → Di chuyển đến mục Quản lý USB.
Bước 4: Tìm chức năng tải dữ liệu
Trong menu, tìm chức năng liên quan đến tải dữ liệu về USB. Tên chức năng có thể khác nhau tùy theo model máy chấm công, ví dụ:
- “Tải về USB”
- “Xuất dữ liệu”
- “Sao lưu dữ liệu”
- “USB Manager”
Bước 5: Chọn loại dữ liệu cần tải
Thông thường, bạn sẽ có các tùy chọn tải dữ liệu khác nhau, bao gồm:
- Dữ liệu chấm công: Bản ghi thời gian vào/ra của nhân viên.
- Dữ liệu người dùng: Thông tin nhân viên đã đăng ký trên máy.
- Tất cả dữ liệu: Bao gồm cả dữ liệu chấm công và dữ liệu người dùng.
Bước 6: Bắt đầu tải dữ liệu
Chọn “OK” hoặc “Bắt đầu” để bắt đầu quá trình tải dữ liệu. Máy chấm công sẽ hiển thị thông báo khi quá trình hoàn tất.
Đợi quá trình tải dữ liệu hoàn tất: Quá trình này có thể mất vài giây hoặc vài phút, tùy thuộc vào lượng dữ liệu.
Rút USB: Sau khi quá trình tải dữ liệu hoàn tất, máy chấm công sẽ hiển thị thông báo. Rút USB ra khỏi máy.
Sau khi lấy dữ liệu tiến hành kiểm tra dữ liệu trên máy tính
Đầu tiên, cắm USB vào máy tính rồi mở truy cập vào ổ USB trên máy tính của bạn. Tìm file dữ liệuthường được lưu dưới dạng file .txt, .xls (Excel), hoặc .dat. Tên file thường chứa thông tin về ngày tháng, ca làm việc, hoặc mã nhân viên. Mở file dữ liệu bằng phần mềm phù hợp với máy chấm công đã được cài đặt trước đó. Tiến hành kiểm tra dữ liệu, đảm bảo dữ liệu được trích xuất chính xác và đầy đủ.
Lưu ý quan trọng khi lấy dữ liệu máy chấm công từ USB
- Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng: Mỗi model máy chấm công có thể có cách thức lấy dữ liệu khác nhau. Hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng đi kèm máy.
- Định dạng USB: Nếu máy chấm công không nhận USB, hãy thử định dạng lại USB sang FAT32.
- Kiểm tra dung lượng USB: Đảm bảo USB có đủ dung lượng để chứa dữ liệu chấm công.
- Bảo mật dữ liệu: Sau khi lấy dữ liệu, hãy lưu trữ USB ở nơi an toàn và bảo mật.
- Tránh sử dụng USB dùng chung: Để đảm bảo an toàn, không nên sử dụng USB chung với nhiều máy tính khác nhau, đặc biệt là với các máy tính công cộng hoặc không đáng tin cậy. USB có thể dễ dàng bị nhiễm virus hoặc phần mềm độc hại, gây nguy hiểm cho dữ liệu chấm công.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách lấy dữ liệu máy chấm công từ USB đúng cách để bạn thực hiện. Để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất về các sản phẩm máy chấm công ZKTeco, vui lòng liên hệ ZKTeco Việt Nam qua Hotline: 093.6611.372. Chúng tôi cung cấp đa dạng mẫu mã máy để khách hàng lựa chọn. Hỗ trợ lắp đặt và khắc phục lỗi trong quá trình sử dụng máy chấm công. Với đội ngũ kỹ thuật nhiều năm kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.
