Trong kỷ nguyên số, việc quản lý thời gian làm việc hiệu quả là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót. Đó là lý do vì sao phần mềm chấm công ngày càng trở nên quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến tập đoàn lớn.
Phần mềm chấm công là gì?
Hiểu đơn giản, phần mềm chấm công là một hệ thống phần mềm được thiết kế để tự động hóa quá trình ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên thực hiện trên máy chấm công. Thay vì sử dụng phương pháp chấm công thủ công, tốn thời gian và dễ sai sót thì việc sử dụng phần mềm giúp bạn theo dõi giờ làm việc một cách chính xác và hiệu quả.
Các loại phần mềm máy chấm công phổ biến
- Phần mềm chấm công trên máy tính: Dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc muốn quản lý chấm công tại một địa điểm cố định. Phần mềm này thường được cài đặt trực tiếp trên máy tính và kết nối với máy chấm công.
- Phần mềm chấm công online: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa. Dữ liệu chấm công được lưu trữ trên đám mây, giúp bạn dễ dàng quản lý từ bất kỳ đâu
- Phần mềm chấm công trên điện thoại: Cho phép nhân viên chấm công bằng điện thoại di động, tiện lợi và linh hoạt.
Lợi ích mà phần mềm máy chấm công mang đến cho nhà quản lý
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm máy chấm công đã trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn. Dưới đây là những lý do chính:
1. Tự động hóa quy trình chấm công
Thay vì sử dụng phương pháp chấm công thủ công tốn thời gian và dễ sai sót thi việc sử dụng phần mềm sẽ giúp ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên một cách chính xác. Giảm thiểu gian lận trong chấm công.
2. Quản lý dữ liệu chấm công tập trung
Dữ liệu chấm công được lưu trữ tập trung trên hệ thống, dễ dàng truy cập và quản lý. Khả năng tạo báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, tăng ca, nghỉ phép của nhân viên. Hỗ trợ xuất dữ liệu sang các định dạng khác nhau để phục vụ cho việc tính lương.
3. Tăng cường tính minh bạch và chuyên nghiệp
Nhân viên có thể tự theo dõi thời gian làm việc của mình trên hệ thống. Giảm thiểu tranh chấp và khiếu nại liên quan đến chấm công. Đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương và thưởng.
4. Tối ưu chi phí và nhân sự
Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc quản lý chấm công thủ công. Phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận trong chấm công. Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực để quản lý thời gian làm việc.
Các phần mềm máy chấm công được ứng dụng phổ biến
Chúng tôi là đơn vị phân phối độc quyền các dòng máy chấm công của ZKTeco nên các phần mềm chúng tôi cung cấp chỉ yếu để kết nối với máy của thương hiệu này. Sau đây là một vài phần mềm có thể kết nối máy chấm công ZKTeco:
TOP 1 – Phần mềm chấm công Wise Eye
Phần mềm Wise Eye là phần mềm chấm công miễn phí có hỗ trợ kết nối với nhiều loại máy chấm công của nhiều thương hiệu đang thịnh hành trên thị trường như Wise Eye, Ronald Jack, ZKTeco… Wise Eye là phần mềm đơn giản với giao diện tiếng Việt. Hệ thống hỗ trợ xuất báo cáo dạng file Excel với nhiều biểu mẫu đa dạng. Bao gồm các báo cáo chi tiết công, bảng tổng hợp công, bảng chấm công, … Giúp quản lý các thông số làm việc của nhân viên thuận tiện và nhanh chóng với độ chính xác cao.
Wise Eye Là phần mềm quản lý thông dụng nhất hiện nay.
TOP 2 – Phần mềm máy chấm công BioTime 8.0
ZKTeco BioTime tích hợp sử dụng trên nhiều nền tảng bao gồm: website, IOS và Android. Cung cấp kết nối ổn định với các thiết bị liên lạc độc lập của ZKTeco bằng Ethernet / Wi-Fi / GPRS / 3G và hoạt động như một đám mây riêng để tự phục vụ nhân viên bằng ứng dụng di động và trình duyệt web.
BioTime với giao diện người dùng thân thiện có khả năng quản lý thời gian biểu, thay đổi và lên lịch và có thể dễ dàng tạo báo cáo tham dự.
TOP 3 – Phần mềm máy chấm công ZK BioSecurity
ZKBioSecurity là một phần mềm đa ứng dụng tích hợp: Kiểm soát cửa, Kiểm soát thang máy, Quản lý khách tham quan, Camera giám sát. Có nền tảng bảo mật web tất cả trong một (ALL in One) do ZKTeco phát triển.
Với cấu trúc hệ thống được tối ưu hóa cho việc nhận dạng sinh trắc học và giao diện thân thiện mang lại trải nghiệm hoàn toàn mới cho người dùng. Tương thích hoàn toàn với các thiết bị cảm biến vân tay SilkID – FBI Certified (PIV07100) mang tính cách mạng và dòng sản phẩm cao cấp Green Label. Đây là phần mềm phù hợp sử dụng cho cả máy chấm công vân tay và máy chấm công khuôn mặt.
TOP 4 – Phần mềm máy chấm công ZKAccess 3.5
ZKAccess bao gồm một phiên bản 3.5 dùng để quản lý truy cập vào ra đến từ thương hiệu ZKTeco nổi tiếng. Phần mềm ZKAccess 3.5 là một phần mềm kiểm soát truy cập chuyên nghiệp được thiết kế để quản lý tất cả các bảng điều khiển truy cập ZKTeco và các thiết bị đầu cuối kiểm soát truy cập độc lập. Phần mềm không chỉ quản lý truy nhập mà đồng thời còn có thể xuất báo cáo chấm công.
ZKAccess 3.5 kết hợp quản lý chấm công. Phần mềm tương thích với nhiều hệ điều hành của máy tính, thích hợp để ứng dụng cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm máy chấm công phù hợp
Để lựa chọn được phần mềm chấm công tốt nhất và phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Tính năng: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết, như chấm công, quản lý ca làm việc, quản lý ngày nghỉ phép, báo cáo…
- Khả năng tích hợp: Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự.
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả nhân viên và người quản lý.
- Khả năng mở rộng: Có thể mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Chi phí: Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Cân nhắc các phiên bản miễn phí để trải nghiệm trước khi quyết định mua bản trả phí.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và vấn đề trong quá trình sử dụng
Phần mềm chấm công là một công cụ tiện lợi và hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và tự động. Hãy lựa chọn phần mềm chấm công và máy chấm công tốt phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
ZKTeco Việt Nam tự tin là đơn vị cung cấp sản phẩm máy chấm công và phần mềm chấm công hiện đại nhất hiện nay, phù hợp với mọi nhu cầu của doanh nghiệp, công ty. Các bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải đáp mọi thắc mắc về sản phẩm. Cũng như cách khắc phục các lỗi gặp phải. Hotline tư vấn 093.6611.372.
