Cách thêm và tải nhân viên từ máy chấm công cực đơn giản mà không phải ai cũng biết. Ở bài viết này, ZKTeco Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn thêm và tải nhân viên vào máy chấm công vân tay.
Khi công ty có nhân viên mới, thì việc đầu tiên của nhà quản lý là đăng ký vân tay cho nhân viên đó. Dấu vân tay này sẽ được dùng để xác định thời gian ra/ vào của nhân viên nhằm phục vụ việc tính lương sau này. Nhờ vậy, việc quản lý nhân viên sẽ được rõ ràng và chuẩn xác nhất.
Lý do cần thêm và tải nhân viên từ máy chấm công?
Việc thêm nhân viên vào máy chấm công là một bước quan trọng để:
- Đảm bảo tính chính xác: Dữ liệu chấm công được ghi nhận đúng cho từng nhân viên, tránh nhầm lẫn, sai sót.
- Quản lý hiệu quả: Giúp bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi giờ làm, tính lương và quản lý hồ sơ nhân viên.
- Tăng cường bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập vào hệ thống, đảm bảo chỉ những người được phép mới có thể chấm công.
Hướng dẫn thêm nhân viên vào máy chấm công
Sau đây là các bước thêm nhân viên bằng dấu vân tay vào máy chấm công mà chúng muốn giới thiệu đến bạn. Khá là dễ thực hiện và bạn cũng có thể áp dụng với các dòng thiết bị chấm công khác cũng thực hiện tương tự:
Bước 1: Bạn ấn và giữ phím “M/OK” trên máy chấm công vài giây.
Bước 2: Khi đó màn hình sẽ hiển thị giao diện chính, lúc này bạn chọn “Quản Lý Nhân Viên” rồi bấm M/OK.
Bước 3: Bạn bấm chọn “Nhân Viên Mới” sau đó bấm M/OK.
Bước 4: Tại màn hình Nhân viên mới, bạn chọn “Đăng ký vân tay”.
Bước 5: Lúc này màn hình đăng ký vân tay hiện ra. Bạn đặt ngón tay cần đăng ký vào mắt đọc của máy chấm công ( Hãy sử dụng ngón tay ít vết xước, không bị nhăn ). Bạn chú ý nhấn ngón tay xuống mắt đọc một lực vừa phải. Như vậy vân tay và mắt đọc mới tiếp xúc tốt. Khi có tiếng “tít” thì bạn nhấc tay lên và lại đặt xuống, lặp lại như thế 3 lần là được.
Lưu ý: Ở cột Quality, chất lượng vân tay phải đạt từ 75% trở lên mới được
Sau khi đã thực hiện xong các thao tác trên thì lúc này màn hình máy chấm công sẽ hiện thông báo hoàn tất và hỏi có muốn đăng ký ngón thứ 2 không. Bấm chọn “OK” nếu muốn đăng ký tiếp, còn nếu không thì chọn “ESC”.
Khi đó sẽ quay lại màn hình “Nhân viên mới”. Lúc này trên màn hình “Nhân Viên Mới” đã có vân tay bạn vừa đăng ký, bạn chỉ cần chọn “Đồng ý” → “M/OK” → màn hình hiển thị thông báo có lưu hay không → Bạn chọn lưu, trở về màn hình “Nhân Viên Mới” → Chọn “ESC” để thoát.
Lưu thông tin nhân viên vào phần mềm máy chấm công
Khi bạn đã thêm nhân viên xong thì cần tải thông tin từ máy chấm công về phần mềm để quản lý. Với phần mềm thì việc tải dữ liệu từ máy chấm công lên máy tính và ngược lại.
Tải nhân viên từ máy chấm công về máy tính
Sau khi đã đăng ký xong dấu vân tay trên máy chấm công cho nhân viên. Bạn mở phần mềm đã cài đặt và kết nối với máy chấm công vừa đăng ký nhân viên.
- Bước 1: Đầu tiên bạn vào mục “ Máy chấm công “ ở trên thanh công cụ của phần mềm.
- Bước 2. Sau đó chọn mục “ Tải nhân viên về máy tính “
- Bước 3: Tiếp theo chọn máy vừa đăng ký nhân viên → Chọn mục “ Duyệt nhân viên “ → Tích chọn mục máy chấm công để cập nhật các nhân viên mới chưa có trong danh sách quản lý trên phần mềm → Cuối cùng chọn “ Thực hiện cập nhật “ là hoàn tất quá trình tải nhân viên từ máy chấm công về phần mềm.
Cách tải nhân viên lên máy chấm công
Với cách tải nhân viên lên máy chấm công cũng là các thao tác khá dễ thực hiện gần như tương tư với cách làm trên. Bạn thực hiện theo cách sau:
Cũng như trên, bạn chọn mục “ Máy chấm công “ → chọn “ Tải dữ liệu lên máy chấm công “. Tiếp theo vẫn phải chọn máy chấm công. Lúc này sẽ hiện ra danh sách công ty bạn chọn nhân viên cần tải lên máy chấm công. Tích chọn ở mục “ Mã NV ” → chọn “ chuyển xuống “ và cuối cùng là “ tảo lên máy chấm công “. Như vậy là quá trình chuyển nhân viên từ phần mềm lên máy chấm công đã hoàn thành.
Lưu ý quan trọng khi thêm và tải nhân viên từ máy chấm công
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo không có sai sót về họ tên, mã nhân viên,…
- Đăng ký vân tay/khuôn mặt/thẻ cẩn thận: Hướng dẫn nhân viên đặt tay/mặt/thẻ đúng cách để máy nhận diện dễ dàng.
- Sao lưu dữ liệu: Thường xuyên sao lưu dữ liệu để tránh mất mát trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng: Mỗi loại máy chấm công và phần mềm quản lý sẽ có hướng dẫn riêng, hãy đọc kỹ trước khi thực hiện.
