Máy chấm công không chỉ giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên mà còn hỗ trợ tính lương chính xác. Đây là tính năng quan trọng nhất khi sử dụng máy chấm công mà các nhà quản lý nên biết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về cách tính công từ máy chấm công, giúp bạn áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp của mình.
Lợi ích của quá trình tổng hợp công từ máy chấm công
Máy chấm công là một trợ thủ đắc lực của nhà quản lý để điểm danh nhân viên hàng ngày. Giúp quá trình quản lý nhân viên dễ dàng và chuyên nghiệp. Những người tăng ca, làm thêm giờ cũng được cũng đều được tính tỉ mỉ, đảm bảo tính công bằng cho tất cả mọi người.
Hơn nữa, sử dụng máy chấm công là giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian làm việc. Mang đến nhiều sự tiện lợi cho nhân viên được chính xác và nhanh nhất. Giảm thiểu những sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán công cho tất cả nhân sự. Bạn chỉ cần tổng hợp công sau cuối tuần hoặc cuối tháng, dựa theo những số liệu mà máy chấm công vân tay đã ghi lại và tổng kết được.
Các Thông Số Cần Thiết Để Tính Công
Để tính công từ máy chấm công một cách chính xác, bạn cần nắm rõ các thông số sau:
- Dữ liệu chấm công: Đây là dữ liệu gốc được ghi lại từ máy chấm công, bao gồm thời gian vào và ra của nhân viên.
- Thời gian làm việc tiêu chuẩn: Thời gian làm việc quy định của công ty (ví dụ: 8 tiếng/ngày, 40 tiếng/tuần).
- Các quy định về tăng ca, nghỉ lễ, nghỉ phép: Xác định rõ các trường hợp được hưởng lương tăng ca, cách tính lương cho ngày lễ, quy trình và cách tính lương khi nhân viên nghỉ phép.
- Bảng lương: Thiết lập bảng lương chi tiết, bao gồm các khoản lương cơ bản, phụ cấp, các khoản trừ (bảo hiểm, thuế,…) và các khoản thưởng (nếu có).
Cách tính công từ máy chấm công chi tiết và đơn giản
Tổng hợp công từ máy chấm công là hình thức lấy dữ liệu điểm danh cả nhân sự làm việc trong tháng. Dưới đây là quy trình cách tính giờ máy chấm công và công tổng thể từ dữ liệu máy chấm công:
Tải dữ liệu từ máy chấm công
Trước khi tổng hợp công bạn cần tiến hành tải dữ liệu từ máy chấm công lên phần mềm.
Đầu tiên bạn phải mở phần mềm chấm công (đảm bảo rằng thiết bị và phần mềm vẫn được kết nối mạng ổn định). Tiếp theo, chọn mục “ Máy chấm công “ → “ Tải dữ liệu chấm công “ → (Chọn ngày tháng cần tải dữ liệu) → Chọn “ Duyệt từ máy công “ để tiến hành tải dữ liệu.
Lưu ý: bạn cần luôn chọn “ Lưu ngay sau khi tải “ để tránh mất dữ liệu. Đây là cách làm với phần mềm Wise Eye On 39. Với các phần mềm khác bạn tham khảo và áp dụng tương tự.
Kiểm tra dữ liệu thô
Sau khi đã hoàn tất quá trình tải dữ liệu từ máy chấm công về phần mềm. Bạn chuyển sang mục “ Báo biểu “ → chọn “Chấm công và báo biểu” để xem công của từng nhân viên.
Trước khi xem công chi tiết của từng nhân sự bạn nên kiểm tra dữ liệu thô hay còn được gọi là “ Giờ nguồn”. Nếu bạn kiểm tra bảng công mà thấy thiếu giờ vào hoặc ra thì tiến hành kiểm tra nguồn để xác thực.
Xử lý dữ liệu
- Lọc dữ liệu: Loại bỏ các dữ liệu trùng lặp, sai sót.
- Tính tổng thời gian làm việc: Tính tổng thời gian làm việc của từng nhân viên trong ngày, trong tuần, trong tháng.
- Xác định thời gian tăng ca: So sánh thời gian làm việc thực tế với thời gian làm việc tiêu chuẩn để xác định thời gian tăng ca.
- Tính thời gian nghỉ: Xác định số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ của nhân viên
Xuất báo cáo chấm công thành file excel
Việc tổng hợp công trên file excel cũng sẽ dễ dàng và chi tiết hơn.
Để xuất báo cáo bạn chọn Phòng Ban ( nên chọn theo công ty để có công của tất cả nhân sự) → Chọn “ Xem Công “ → Bảng chấm công chi tiết của toàn bộ nhân viên từ đầu – cuối tháng → Chọn xuất File Excel Tổng hợp là xong.
Tính công và xem kết quả
Sau khi các bước trên phần mềm đã hoàn thành thì cuối cùng là thực hiện làm việc trên Excel. Với bạn kế toán thì việc thực hiện các tính toán và tổng kết số ngày công trong tháng là vô cùng đơn giản. Vì Excel là sở trường của các bạn kế toán nên sẽ không lạ lẫm.
Các lưu ý quan trọng khi tính công cho nhân viên
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu chấm công: Yêu cầu nhân viên chấm công đầy đủ và đúng giờ. Kiểm tra định kỳ dữ liệu chấm công để phát hiện và xử lý các sai sót kịp thời.
- Cập nhật các quy định của pháp luật: Luôn cập nhật các quy định mới nhất của pháp luật về lao động, tiền lương để đảm bảo tuân thủ.
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự: Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để tự động hóa quy trình tính lương, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Minh bạch, rõ ràng: Thông báo rõ ràng các quy định về tính lương, tăng ca, nghỉ phép,… cho nhân viên. Giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên về lương thưởng.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách tính công và xem giờ nhân viên trên máy chấm công. Khách hàng có thể tham khảo và thực hiện, nếu có điều gì bạn chưa hiểu cần giải đáp liên hệ ngay với đơn vị ZKTeco Việt Nam để được hỗ trợ. Cam kết hỗ trợ tận tình – chuyên nghiệp từ đội ngũ nhân viên công ty.
