Cách chấm công nhân viên sao cho hiệu quả đảm bảo chính xác, minh bạch luôn là bài toán với các nhà quản lý. Chính vì vậy, các giải pháp chấm công sử dụng công nghệ hiện đại ra đời để làm việc thay thế cách quản lý thủ công. Điển hình như phương thức chấm công bằng vân tay, thẻ từ, khuôn mặt đây là những phương án điểm danh phổ biến nhất hiện nay. Giúp hạn chế những sai sót, nhầm lẫn nâng cao ý thức tự giác làm việc của nhân viên sẽ đi đúng giờ hơn hạn chế tình trạng đi muộn về sớm.
Những cách chấm công trên máy phổ biến nhất
Sau đây là những phương pháp chấm công phổ biến nhất bằng vân tay, thẻ từ, khuôn mặt mà ZKTeco Việt Nam muốn giới thiệu đến bạn.
Cách chấm công nhân viên bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay là giải pháp quản lý nhân sự tốt nhất được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng. Tính an ninh bảo mật cao bởi vân tay mỗi người là duy nhất không thể làm giả để chấm công hộ được. Thế nên, việc kiểm soát vào/ra bằng vân tay là đáng tin cậy và cũng rất dễ sử dụng.
Mỗi nhân viên đăng ký dấu vân tay trên mắt đọc sẽ tiến hành quét dấu vân tay và lưu lại thông tin nhân viên trong bộ máy.
Việc sử dụng máy chấm chấm công bằng vân tay là hình thwusc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất hiện nay. Bởi khả năng dễ sử dụng tính chính xác cao và giá thành tương đối rẻ so với máy chấm công khuôn mặt. Thêm nữa, máy chấm công vân tay thường tích hợp thêm chức năng đọc thẻ và mật mã.
Ưu điểm chấm công vân tay
- Xác nhận dấu vân tay nhanh, nhạy.
- Độ chính xác cao, tránh tình trạng chấm công hộ.
- Sử dụng dấu vân tay tiện lợi không cần thêm chi phí mua thêm thẻ.
- Có thể kết nối với các thiết bị an ninh khác cùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Nhược điểm
- Nhiệt độ, thời tiết hay ánh sáng mạnh đều ảnh hưởng đến việc xác nhận vân tay.
- Sử dụng vân tay không phù hợp với các công việc khi vân tay thường xuyên tiếp xúc với hóa chất, dễ bị mài mòn hay trầy xước.
Cách thực hiện:
Đặt ngón tay đã đăng ký lên đầu đọc vân tay trên máy chấm công → Đợi máy xác nhận vân tay → Khi máy báo thành công, quá trình chấm công hoàn tất.
Cách chấm công bằng thẻ từ
Bên cạnh việc chấm công bằng vân tay thì thẻ từ cũng là một hình thức ghi nhận thời gian ra/vào của nhân viên khá phổ biến. Nhân viên chỉ cần quẹt thẻ trên máy chấm công để xác nhận chấm công. Máy sẽ tự động ghi nhận thời gian, thông tin nhân viên quẹt thẻ vào bộ nhớ máy.
Ưu điểm chấm công thẻ từ
- Thực hiện chấm công hiện nhanh chóng hơn
- Hình thức chấm công này phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp với mọi công việc.
- Không bị ảnh hưởng bởi ánh sáng mạnh.
- Máy chấm công bằng thẻ từ có thể tích hợp các thiết bị khác cùng phần mềm quản lý.
- Công cụ chấm công có khả năng lưu trữ thông tin lớn phù hợp với những công ty, doanh nghiệp có đông nhân sự.
Nhược điểm
- Công ty tốn chi phí để mua thẻ từ.
- Khi đi làm nhân viên bắt buộc mang theo thẻ để chấm công.
- Tình trạng hộ có thể diễn ra
Cách thực hiện:
Quẹt thẻ từ đã đăng ký qua đầu đọc thẻ trên máy chấm công → Đợi máy xác nhận thẻ → Khi máy báo thành công, quá trình chấm công hoàn tất.
Cách chấm công bằng mật mã
Chấm công bằng mật mã là phương pháp sử dụng mã số cá nhân để xác nhận thời gian làm việc của nhân viên. Đây là một giải pháp đơn giản, dễ triển khai và có tính bảo mật cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
Ưu điểm chấm công mật mã
- Nhân viên chỉ cần nhập mã số cá nhân để chấm công.
- Không đòi hỏi thiết bị phức tạp, chỉ cần một máy chấm công hỗ trợ tính năng nhập mã.
- Chi phí đầu tư ban đầu và vận hành thấp hơn so với các phương pháp sử dụng công nghệ cao.
- Mỗi nhân viên có một mã số riêng, đảm bảo tính bảo mật và tránh gian lận.
Nhược điểm
- Dễ bị quên mã: Nhân viên có thể quên mã số cá nhân
- Khả năng gian lận: Nhân viên có thể chia sẻ mã số cho người khác chấm công hộ.
Lưu ý: Với việc sử dụng mật mã thường được dùng cho nhà quản lý
Cách chấm công bằng khuôn mặt
Chấm công bằng khuôn mặt là phương pháp xác nhận mới và tiên tiến nhất. Với công nghệ xác nhận chấm công hiện đại vượt trội hơn vân tay và thẻ. Nhân viên đăng ký khuôn mặt trên máy chấm công, máy sẽ quét đa điểm trên khuôn mặt để lưu trữ dữ liệu. Khi chấm công, nhân viên đứng trước thiết bị để xác nhận với dữ liệu cũ để định danh nhân sự.
Ưu điểm chấm công khuôn mặt
- Độ chính xác rất cao do đó không thể chấm công dùm cho nhau.
- Chỉ cần mất chi phí để mua máy chấm công.
- Khắc phục được các nhược điểm chấm công của thiết bị đọc thẻ từ và vân tay.
- Tích hợp kết nối với nhiều thiết bị, máy chấm công khác.
- Máy có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh.
- Đặc biệt là chấm công không cần chạm và nhận diện khoảng cách xa.
Nhược điểm
- Chi phí cho máy chấm công khuôn mặt khá cao
- Thời gian chấm công lâu hơn do quá trình nhận diện khuôn mặt
Cách thực hiện:
Đứng trước máy chấm công, đảm bảo khuôn mặt nằm trong khung hình → Máy sẽ tự động nhận diện khuôn mặt → Khi máy báo thành công, quá trình chấm công hoàn tất.
Cách chấm công bằng phần mềm
Chấm công bằng phần mềm là hình thức xác nhận trực tiếp trên phần mềm qua app bằng hình thức chấm công online bằng điện thoại. Hiện nay có rất nhiều phần mềm cung cấp tính năng xác nhận điểm danh qua app trên điện thoại. Giúp quản lý nhân sự từ xa được hiệu quả, thuận tiện và nhanh chóng.
Ưu điểm
- Kết nối trực tiếp app chấm công với phần mềm quản lý.
- Chấm công ở bất kỳ đâu xác nhận được thông tin nhân viên và vị trí.
- Dễ dàng quản lý chấm công với những nhân viên đi công tác, công trình.
- Quản lý hiện đại, chuyên nghiệp hơn nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.
- Xây dựng môi trường làm việc năng động, hiện đại và chuyên nghiệp hơn.
Nhược điểm: Cần phải có mạng để sử dụng app chấm công online.
Cách chấm công theo ngày
Chấm công theo ngày là hình thức quản lý khá phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Hình thức chấm công này giúp hiển thị chi tiết thông tin nhân viên cùng các ngày trong tháng vô cùng cụ thể. Nhân viên đi làm sẽ điểm danh trực tiếp trên excel bằng ký tự. Dựa vào những ký tự chấm công đã được quy định trước để xác nhận tính công. Biết được nhân viên đi làm ngày nào, làm nửa ngày hay cả ngày, nghỉ hôm nào. Mỗi công ty sẽ có những đặc điểm riêng để có những ký tự khác nhau.
Cách chấm công theo giờ
Chấm công theo giờ là bảng chấm công tổng hợp thời gian cụ thể ra vào của từng nhân viên. Nhà quản lý theo đó mà tính được thời gian làm việc của nhân viên. Có đi muộn về sớm không và bao nhiêu phút. Khi sử dụng máy chấm công kết hợp phần mềm sẽ có bảng hiển thị báo cáo chi tiết thời gian ra/vào của nhân viên. Hình thức chấm công này phù hợp với công ty làm giờ hành chính hoặc bán thời gian.
3 lưu ý quan trọng khi chấm công trên máy
- Đăng ký thông tin đầy đủ: Đảm bảo nhân viên đã đăng ký đầy đủ thông tin (vân tay, thẻ từ, khuôn mặt, mật khẩu) trước khi chấm công.
- Chấm công đúng giờ: Thực hiện chấm công khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc để đảm bảo dữ liệu chính xác.
- Kiểm tra dữ liệu thường xuyên: Thường xuyên kiểm tra dữ liệu chấm công để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót. Sao lưu dữ liệu chấm công định kỳ để tránh mất mát dữ liệu do sự cố.
Khắc phục các lỗi thường gặp khi chấm công
- Máy không nhận vân tay: Vệ sinh đầu đọc vân tay, thử lại với ngón tay khác, hoặc đăng ký lại vân tay.
- Máy không nhận thẻ từ: Kiểm tra thẻ từ có bị trầy xước, hỏng hóc không, thử quẹt lại thẻ.
- Máy báo lỗi: Kiểm tra kết nối mạng, khởi động lại máy.
Trên đây là những cách chấm công phổ biến được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng mà đơn vị ZKTeco Việt Nam muốn giới thiệu đến bạn. Với bài viết này, bạn có thể chọn được một cách chấm công phù hợp với mô hình quản lý của mình. Liên hệ với ZKTeco Việt Nam để nhận những tư vấn miễn phí về giải pháp chấm công.Đơn vị chúng tôi cung cấp đầy đủ các mẫu máy chấm công vân tay, thẻ từ, khuôn mặt và cả mống mắt. Các sản phẩm chúng tôi cung cấp đều đến từ thương hiệu ZKTeco, đơn vị nổi tiếng về thiết bị công nghệ an ninh.
