Xử lý dữ liệu từ máy chấm công: Bí quyết tối ưu hóa quản lý nhân sự
Quy trình xử lý dữ liệu từ máy chấm công – một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về quy trình xử lý dữ liệu từ máy chấm công, từ việc tổng hợp công từ máy chấm công đến các phương pháp tối ưu. Hãy cùng tìm hiểu cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý!
Các vấn đề thường gặp khi xử lý dữ liệu chấm công
Trước khi đi sâu vào chi tiết, hãy cùng điểm qua một số vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý dữ liệu chấm công:
- Thiếu chính xác: Dữ liệu không đồng nhất, sai sót do nhập liệu thủ công.
- Tốn thời gian: Quy trình xử lý thủ công mất nhiều thời gian và công sức.
- Khó khăn trong báo cáo: Gặp khó khăn trong việc tạo báo cáo chi tiết và theo dõi hiệu quả làm việc.
- Thiếu minh bạch: Khó khăn trong việc theo dõi và giải quyết các vấn đề liên quan đến chấm công
Mục đích khi thực hiện xử lý dữ liệu máy chấm công
Mục đích của việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công là để khắc phục các lỗi của máy trong quá trình sử dụng. Bởi vì khi vận hành máy chấm công cũng sẽ gặp không ít rắc rối gây khó khăn trong việc quản lý. Thế nên, biết và khắc phục sớm sẽ giúp bạn đỡ mất thời gian và công sức phải sửa lại vào cuối tháng.
- Có thể khi thực hiện chấm công nhưng lại không được xác nhận thành công. Nên báo với nhà quản lý để kịp thời xử lý.
- Thi thoảng sẽ xảy ra trường hợp thời gian trên máy chấm công bị sai so với thời gian thực tế, cần khắc phục ngay.
- Máy chấm công bị đầy bộ nhớ khiến thông tin chấm công không được lưu trữ
- Có nên máy chấm công bị hỏng và không hoạt động được. Thế nên, việc sửa máy chấm công và xử lý dữ liệu từ máy là phải giải quyết.
Cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công thông thường
Nếu máy chấm công vẫn hoạt động bình thường và vẫn có thể kết nối với phần mềm thì có thể dùng cách sửa trực tiếp trên thiết bị hoặc phần mềm.
Xóa dữ liệu trực tiếp trên máy chấm công
Nhân viên cũ đã nghỉ việc và bạn muốn xóa dữ liệu của người đó trực tiếp trên máy chấm công, hãy tiến hành làm như sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở máy chấm công để vào phần menu hiển thị các danh mục trong máy.
- Bước 2: Kế đến, chọn thư mục người sử dụng
- Bước 3: Bước tiếp theo, bạn nên chọn Tất cả người dùng – chọn tên hoặc số ID người cần xóa. Sau đó chọn vào nhân viên đó.
- Bước 4: Cuối cùng hãy tiến hành xóa nhân viên.
Xóa nhân viên nghỉ việc trên phần mềm chấm công
Ở đây mình sẽ hướng dẫn trên phần mềm Wise Eye On 39, các phần mềm khác các bạn chỉ cần làm tương tự nhé:
- Bước 1: Xóa nhân viên trên máy chấm công trước.
- Bước 2: Trên phần mềm, bạn hãy vào mục Dữ liệu rồi chọn mục Quản lý nhân viên
- Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy tiến hành chọn nhân viên cần xóa ⇒ thực hiện xóa như hình phía dưới
Phần mềm hỗ trợ xử lý dữ liệu chấm công
Để hỗ trợ quá trình xử lý dữ liệu từ máy chấm công, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng là một lựa chọn thông minh. Các phần mềm này thường cung cấp các tính năng sau:
- Tự động hóa: Tự động hóa các quy trình thu thập, xử lý và tổng hợp dữ liệu.
- Tích hợp: Tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự khác (ví dụ: phần mềm tính lương).
- Báo cáo: Cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
- Bảo mật: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu chấm công.Sau khi bạn đã tiến hành chỉnh giờ làm việc và giờ tan tầm phù hợp với yêu cầu. Bạn hãy nhấp vào đồng ý là hoàn thành. Lúc này, bạn đã sửa giờ chấm công thành công.
Cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng excel
Có thể nhiều nhà quản lý chưa quen sử dụng phần mềm chấm công nên thường sẽ gặp khó hoặc sai sót. Chính vì thế các phần mềm còn được trang bị thêm tính năng xuất báo cáo ra file Excel để tiện làm việc hơn. Sau khi đã xuất các dữ liệu chấm công từ phần mềm xuống file Excel bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Phân tích dữ liệu
Để có được bảng công chính xác bạn cần tiến hành phân tích các dữ liệu chấm công theo các tiêu chí sau:
- Thời gian làm việc của công ty, doanh nghiệp.
- Phương thích công theo giờ làm việc hay theo ca đối với từng nhân viên.
- Cần nắm rõ thời gian làm việc của từng nhân viên như là ngày giờ làm việc, ca làm việc, giờ ra vào trong công ty
Bước 2: Cấu trúc lại bảng dữ liệu khoa học
- Về phần mã nhân viên: Mỗi mã 1 dòng theo hàng dọc, như vậy có bao nhiêu nhân viên bạn cũng dễ dàng quan sát hơn.
- Thông tin ngày tháng năm, tên nhân viên phòng ban làm việc sẽ được đặt ở các ô kế tiếp để tiện quan sát.
- Giờ vào và giờ ra của mỗi nhân viên sẽ được thể hiện ở dòng tiếp theo: khi xem thông tin sẽ rõ ràng hơn, nắm rõ được nhân viên nào đã đi muộn, về sớm bao nhiêu phút.
- Sau đó tiến hành xóa đi những cột không cần thiết để bảng dữ liệu được dễ nhìn và chi tiết hơn. Như vậy khi làm bảng công sẽ không bị sai.
Bước 3: Lọc và lấy các dữ liệu.
Tại đây, bạn sử dụng tính năng Data / Filter để lọc bỏ các dòng trống sau đó copy sang bảng dữ liệu để làm việc. Sử dụng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng bị ẩn.
Bước 4: Tính công trong ngày
Theo dõi chấm công theo ngày chính xác bằng công thức sau:
- Giờ công làm việc trong ngày = Giờ ra – Giờ vào
- Giờ về tính bằng tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công về = Số giờ * 60 + Số phút)/60.
- Giờ vào tính bằng tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút)/60.
Lưu ý rằng kết quả có thể sẽ là số âm bởi vì nhiều trường hợp nhân viên quên chấm công lúc khi đến công ty hoặc là quên lúc ra về.
Bước 5: Xác định kết quả chấm công
Xác định kết quả chấm công chính là khâu cuối cùng trong bước thực hiện xử lý dữ liệu chấm công bằng excel, để đạt được kết quả chính xác thì bạn cần phải am hiểu các công thức trong excel và sử dụng chúng một cách nhuần nhuyễn.
Tổng kết
Trên đây là cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công mà công ty cung cấp đến bạn. Mong là với bài bài viết này bạn đã biết cách xử lý dữ liệu chấm công khi bị sai. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần hô xtrowj trong quá trình thực hiện hãy liên hệ với ZKTeco Việt Nam hoặc đơn vị cung cấp. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tìm hiểu và nâng cấp sản phẩm máy chấm công cho doanh nghiệp hãy đến với ZKTeco chúng tôi. Luôn mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng – mức giá hợp lý và giải pháp hiện đại nhất hiện nay!
